Como escrever uma proposta de trabalho freelancer, passo a passo

Uma boa proposta de trabalho freelancer responde, em uma ou duas páginas, a cinco perguntas do cliente: o que você vai entregar, o que não está incluído, quando cada parte fica pronta, quanto custa e como o pagamento acontece. A decisão que você precisa tomar antes de escrever é se já entende o pedido o suficiente para responder a essas perguntas; se não entende, o primeiro passo é perguntar, não orçar. Os passos abaixo seguem a ordem em que a proposta é montada, com um exemplo hipotético de valores modestos.

A proposta organiza a negociação, mas não garante o fechamento. Quantas propostas viram trabalho depende do seu portfólio, do momento do cliente e de quantos concorrentes ele está ouvindo.

Passo 1: confirme o pedido antes de escrever

A maior parte das propostas que dão errado nasce de um pedido mal entendido. O cliente diz “preciso de um site” ou “quero umas artes para o Instagram”, e cada lado imagina uma coisa diferente. Antes de abrir o editor de texto, faça as perguntas que mudam o tamanho do trabalho:

• o que exatamente precisa ser entregue, e em que quantidade;
• quem vai fornecer textos, fotos, acessos e informações;
• existe prazo final por algum motivo concreto, como um lançamento ou uma data comemorativa;
• quem aprova o trabalho do lado do cliente;
• há uma faixa de orçamento prevista.

No exemplo hipotético que vamos acompanhar, uma designer recebe de uma pequena padaria o pedido de “artes para as redes sociais”. Depois de três perguntas, o pedido vira: 12 artes por mês para o feed, com fotos tiradas pela própria padaria, aprovadas pela dona do negócio.

Na prática: só passe ao passo seguinte quando conseguir descrever o pedido numa frase que o cliente leia e concorde.

Passo 2: abra com o objetivo do cliente, em poucas linhas

O primeiro parágrafo da proposta mostra que você entendeu o problema. Não é lugar para apresentar sua trajetória nem listar ferramentas. Duas ou três frases bastam: qual é a situação, o que o cliente quer alcançar e como o trabalho proposto ajuda nisso.

No exemplo hipotético: “A padaria quer manter uma presença regular nas redes, com publicações no mesmo padrão visual, sem depender de alguém da equipe para criar as artes. A proposta abaixo cobre a criação mensal dessas artes a partir das fotos enviadas por vocês.”

Na prática: se o cliente ler só esse parágrafo, ele deve reconhecer o próprio pedido.

Passo 3: descreva o escopo como uma lista de entregas

Escopo é o conjunto do que você se compromete a entregar. Ele precisa ser verificável: no fim do projeto, cliente e freelancer devem conseguir marcar cada item como entregue ou não. Por isso, descreva entregas, e não atividades vagas como “cuidar das redes”.

Para cada entrega, informe:

• o que é e em que quantidade;
• o formato e as medidas do arquivo final;
• quantas rodadas de ajuste estão incluídas;
• o que você precisa receber do cliente para começar.

No exemplo hipotético, o escopo fica assim: 12 artes mensais no formato do feed, entregues em arquivo de imagem pronto para publicar, com uma rodada de ajustes por lote, a partir das fotos e dos textos de cada promoção enviados até o dia 20 do mês anterior.

Na prática: releia a lista e pergunte se outra pessoa conseguiria executar o trabalho só com ela. Se não conseguir, falta detalhe.

Passo 4: diga com clareza o que não está incluído

A lista de exclusões é a parte que mais evita conflito depois. Tudo o que o cliente pode supor que está no pacote, mas não está, deve aparecer escrito. Exemplos comuns em vários tipos de serviço:

• publicação, legendas ou resposta a comentários, no caso de artes;
• hospedagem, domínio e manutenção mensal, no caso de sites;
• revisão técnica ou formatação, no caso de tradução;
• compra de fotos de banco de imagens, fontes ou licenças pagas;
• rodadas extras de ajuste além das previstas.

Para cada exclusão que o cliente possa querer depois, já indique como ela será tratada: orçamento à parte ou valor fixo por item. No exemplo hipotético, a designer escreve que artes adicionais no mesmo mês custam R$ 25 cada e que legendas não fazem parte do serviço.

Na prática: lembre das três últimas discussões que você teve com clientes e transforme cada uma numa linha de exclusão.

Passo 5: monte o prazo por etapas e mostre o que depende do cliente

Um prazo único (“entrega em 30 dias”) esconde que parte do caminho depende do cliente. Divida o trabalho em etapas e amarre cada data a uma condição. Assim, se o material atrasar, o prazo final se desloca junto, e isso já estava combinado.

A tabela acima é do exemplo hipotético e serve de modelo. Inclua uma frase dizendo o que acontece se o cliente não responder dentro do prazo dele, por exemplo, que a versão entregue é considerada aprovada depois de certo número de dias sem retorno.

Na prática: nunca prometa uma data final sem antes listar o que precisa receber do cliente para cumpri-la.

Passo 6: apresente o preço e a forma de pagamento

O preço vem depois do escopo, porque é o escopo que o justifica. Apresente um valor fechado por projeto ou por mês, e não a conta de horas, a menos que o cliente peça. O valor deve partir do seu custo e do tempo estimado, nunca de um número escolhido para parecer competitivo.

Na forma de pagamento, defina:

• se há entrada antes do início e de quanto;
• como o restante é dividido (por etapa, por entrega ou no fim);
• o meio de pagamento e quem paga eventuais tarifas;
• se haverá nota fiscal ou recibo e em nome de quem.

No exemplo hipotético, o pacote mensal de 12 artes custa R$ 480, pagos até o dia 5 de cada mês, antes da produção do lote. Para o primeiro mês, a designer pede o pagamento integral antes de começar, porque ainda não existe histórico com o cliente. Esses valores só ilustram o formato e não indicam quanto o serviço costuma custar.

Quem emite nota fiscal deve confirmar com a prefeitura ou com um contador como funciona a emissão no seu caso, porque isso varia conforme a cidade e a forma de atuação.

Na prática: se você oferecer opções de pacote, limite a duas ou três e deixe claro o que muda entre elas.

Passo 7: inclua validade e próximos passos

Toda proposta precisa de data de validade. Sem ela, um cliente pode aparecer meses depois pedindo o mesmo preço, quando sua agenda e seus custos já mudaram. Um prazo de 10 a 15 dias costuma ser suficiente para a decisão sem prender sua agenda.

Feche a proposta dizendo exatamente o que o cliente precisa fazer para começar: responder com o aceite, enviar o material, pagar a entrada. Quanto mais simples o próximo passo, menor a chance de a proposta ficar parada.

Na prática: termine com uma frase como “Para começar, basta responder este e-mail com o aceite e enviar as fotos do primeiro lote até o dia 20”.

Passo 8: revise, envie e acompanhe

Antes de enviar, releia procurando três problemas: termos técnicos que o cliente não usa, promessas de resultado (como número de seguidores ou de vendas) que não dependem só de você, e contradições entre escopo, prazo e preço. Envie num formato que o cliente consiga abrir no celular, como um PDF curto ou o próprio corpo do e-mail.

Se não houver resposta, faça um único acompanhamento educado perto do fim da validade, perguntando se ficou alguma dúvida. Se depois disso não houver retorno, considere a proposta encerrada e libere o espaço na agenda.

Guarde todas as propostas enviadas, aceitas ou não. Com o tempo, elas mostram quais tipos de trabalho você fecha com mais facilidade e onde costuma errar na estimativa. Para quem ainda está montando a vitrine que acompanha essas propostas, este texto sobre como começar como freelancer usando apps e portfólio digital trata dessa etapa, e quem pensa em enviar propostas para clientes de fora do país pode ler sobre os ganhos como freelancer em plataformas internacionais.

Na prática: crie um modelo com os seis blocos da proposta (objetivo, escopo, exclusões, prazos, preço e pagamento, validade com próximos passos) e adapte a cada pedido, em vez de escrever cada proposta do zero.